E-Mail-Archivierung, die der Prüfung standhält
Hilft bei der Umsetzung der GoBD. Nichts geht verloren. Nichts wird verändert. Alles wird gefunden.
Das einzige der vier Systeme, für das es am Markt fertige Produkte gibt, und einige davon können mehr als meines. Es steht hier trotzdem, weil ich es gern einsetze: schlank, vollständig durchsuchbar und erweiterbar, wenn eine Anforderung dazukommt.
Der Prüfer fragt nach einer Mail von 2019.
Sie haben sie, bevor er ausgeredet hat.
Die Aufbewahrungspflicht ist keine Frage des guten Willens, sondern der Bauweise: Jede Mail wird unverändert abgelegt, über Prüfsummen verkettet und ist im Volltext durchsuchbar. Das gilt auch für die Mail, die jemand kurz nach dem Lesen gelöscht hat — die Löschung steht im Protokoll, das Original bleibt.
Ein Ordner im Postfach erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht
Geschäftliche E-Mails unterliegen Aufbewahrungspflichten. Sie müssen vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden, ein Ordner im Postfach erfüllt das nicht, weil sich sein Inhalt jederzeit ändern lässt.
Der AuditMail-Server holt Nachrichten aus den Postfächern ab, ohne sie zu verändern, legt jede Mail unverändert ab und verkettet sie über Prüfsummen. Jede nachträgliche Änderung wäre damit sofort erkennbar. Gelöschte Einträge bleiben protokolliert.
- Das Original bleibt byteweise unverändert erhalten
- Verkettete Prüfsummen machen jede Manipulation sichtbar
- Volltextsuche über den gesamten Bestand
- Aufbewahrungsfristen je Kategorie, Löschung nur protokolliert
Dokumentation zum Herunterladen
Die Verfahrensdokumentation ist das, was der Betriebsprüfer sehen will — hier vorab zum Durchlesen.
Bedienungsanleitung
Suchen, öffnen, zuordnen, prüfen, exportieren — und was der Administrator einstellt.
Herunterladen PDF · 114 KBFunktionsübersicht
Was der AuditMail-Server kann, wozu die einzelnen Funktionen da sind — und was er nicht leistet.
Herunterladen PDF · 128 KBVerfahrensdokumentation
Wie E-Mails archiviert, gesichert und gelöscht werden. Grundlage für die Dokumentation nach GoBD.
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Zur LösungWas mich zur E-Mail-Archivierung oft gefragt wird
Reicht ein Ordner im Postfach für die Aufbewahrungspflicht?
Nein. Geschäftliche E-Mails müssen vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden. Ein Ordner im Postfach erfüllt das nicht, weil sich sein Inhalt jederzeit ändern lässt — und niemand hinterher zeigen kann, dass er es nicht wurde.
Was macht ein Archiv revisionssicher?
Jede Nachricht wird unverändert abgelegt und über Prüfsummen mit den anderen verkettet. Eine nachträgliche Änderung wäre damit sofort erkennbar. Gelöschte Einträge verschwinden nicht spurlos, sondern bleiben protokolliert.
Merken die Mitarbeiter etwas davon?
Nein. Der Server holt die Nachrichten aus den Postfächern ab, ohne sie zu verändern. Im Postfach bleibt alles, wie es war; die Archivierung läuft daneben.
Es gibt fertige Produkte dafür — warum ein eigenes?
Das ist das einzige der vier Systeme, für das es am Markt fertige Produkte gibt, und einige davon können mehr als meines. Es steht trotzdem hier, weil ich es gern einsetze: schlank, vollständig durchsuchbar und erweiterbar, wenn eine Anforderung dazukommt. Passt ein fertiges Produkt besser zu Ihnen, sage ich Ihnen das.
Klingt das nach Ihrem Fall?
Wenn bei Ihnen eine Betriebsprüfung ansteht oder die Archivierung bisher aus einem Ordner im Postfach besteht, sprechen wir darüber.